Clôture budget

Critère: Ressources

Durant la phase de réalisation du projet, vous avez périodiquement contrôlé le non-dépassement du budget à l'aide des recettes et des dépenses réelles; au besoin, vous l'avez adapté (voir 'Contrôle du budget'). Dans la phase de conclusion, il s'agit de faire le bilan.

Le bilan de clôture devrait, d'une part, comprendre le compte des résultats dans lequel ont été additionnés, durant toute la durée du projet, les recettes et les dépenses pour chaque poste budgétaire. Il devrait, d'autre part, aussi montrer les écarts de chaque poste budgétaire par rapport au budget initial.

Idéalement, le volume global financier de votre projet doit correspondre à celui de votre budget. En clair, cela signifie que votre budget ne présente ni excédent ni déficit. Si tel n'est pas le cas, vous présenterez une justification bien documentée à l'institution responsable - qui doit généralement assumer les déficits éventuels - ou aux bailleurs de fonds.

La comparaison détaillée du budget et du compte des résultats vous donne la possibilité d'évaluer les dépenses et le profit de votre projet (ou de certaines parties du projet) ; cela vous permet également d'en tirer des leçons et de savoir comment faire encore mieux la prochaine fois. Les moyens disponibles ont-ils été utilisés judicieusement pour atteindre les objectifs du projet ? En choisissant une autre manière de procéder aurait-on pu atteindre le même résultat avec moins d'investissements ?

Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte

Vous n'avez plus le temps de faire un bilan de clôture ni une analyse parce que vous avez déjà commencé le prochain projet.
C'est la comptabilité centrale qui est responsable du compte des résultats; celle-ci a réparti les postes budgétaires (plan comptable) d'une autre manière que vous ne l'aviez fait dans votre propre budget. Une comparaison est de ce fait impossible.
Personne, au sein de votre institution, n'attache d'importance à des écarts budgétaires aussi longtemps qu'ils n'engendrent pas de déficit.
Vous n'avez attaché aucune importance au contrôle du projet (controlling) durant la phase de réalisation de votre projet

Les avantages que vous pouvez en retirer

Dans les projets de prévention et de promotion de la santé, l'on attend de plus en plus que les effets puissent être prouvés; de même que l'on attend un rapport équilibré entre recettes et dépenses. Ce n'est que par une budgétisation méticuleuse, un controlling périodique et une comparaison finale entre recettes et dépenses réelles et attendues que vous pouvez véritablement comparer dépenses et profit. Si vous savez pourquoi il existe des écarts dans différents postes budgétaires entre compte des résultats et budget, votre prochain budget de projet sera plus réaliste.

Ce que vous pouvez concrètement faire

Etablissez vous-même un compte des résultats pour votre projet (ou faites-le faire par la comptabilité) et tirez des leçons des écarts budgétaires; elles vous serviront pour votre prochain projet. Lorsque toutes les opérations comptables en relation avec le projet ont été effectuées au terme dudit projet, un programme moderne de comptabilité peut établir automatiquement le compte des résultats ainsi que les écarts budgétaires; il peut dès lors être utilisé comme rapport que vous pouvez présenter au cours de l'entretien final avec votre équipe et/ou vos supérieurs hiérarchiques. Si vous avez utilisé un instrument de saisie du temps de travail, vous pouvez analyser le temps de travail consacré au projet et le refléter sur les résultats de votre projet.

Questions de réflexion

Les recettes et les dépenses correspondent-elles aux prescriptions budgétaires (y compris les adaptations budgétaires)?
L'investissement en temps de travail pour toutes les activités est-il saisi de manière détaillée?
Tous les écarts budgétaires sont-ils justifiés et documentés?
Le compte des résultats est-il comparé aux objectifs du projet et utilisé pour l'évaluation du rapport dépenses/profit?