Budget

Criterio: Risorse

In particolare per i progetti innovativi, spesso risulta difficile stimare quali e quante risorse proprie e terze saranno necessarie per l'attuazione delle procedure previste. Nella fase di pianificazione approssimativa, sovente non è possibile allestire un piano finanziario dettagliato e coerente, tuttavia, a partire dal fabbisogno, definito in base agli obiettivi del progetto e al previsto modo di procedere, si possono per lo meno azzardare le prime stime in termini di entrate e uscite.

Generalmente, per quanto riguarda le entrate, le istituzioni che finanziano il progetto, pretendono un elenco dei costi preventivati nonché indicazioni in merito a investimenti di mezzi propri (cioè dell'istituzione preposta) ed eventualmente fondi terzi garantiti (provenienti da altri enti).

Entrate

Durante i colloqui con i responsabili dell'istituzione preposta (e/o delle persone chiave di altre organizzazioni, cfr. 'Ricerca di fondi') si dovrebbe come prima cosa definire l'entità dei mezzi finanziari (propri) messi a disposizione del progetto.
Benché nell'ambito della prevenzione e della promozione della salute questo non sia (ancora) un metodo comunemente adottato, in fase di realizzazione è possibile generare ulteriori fonti di proventi (p.e. derivanti dalla vendita di prodotti o servizi).

Costi

Nella colonna costi si iscrivono invece i costi di personale, i costi aziendali e le spese materiali.
Nel quadro dell'iscrizione a budget dei costi di personale, il dispendio di tempo per l'attuazione delle misure previste rappresenta la voce più difficile da definire, in quanto non determinata solo dal volume del lavoro, bensì anche dalla ripartizione dello stesso. Tanto più numeroso è il team del progetto, quanto più ampio si presume essere lo spettro di conoscenze e di esperienze e quindi maggiore il tempo richiesto per coordinamento, sviluppo del team e risoluzione di eventuali conflitti. Questa spesa non è direttamente correlata con gli interventi nei setting. Generalmente, le risorse di personale preventivate vengono suddivise uniformemente per tutta la durata del progetto, ciò che comporta quasi inevitabilmente delle situazioni temporanee di sovra e sottocapacità. In questo caso può apparire opportuno suddividere il progetto in tappe e pianificare il personale in base alle necessità.

Nella stima dei costi aziendali e delle spese materiali, è necessario definire eventuali uscite per l'utilizzo dell'infrastruttura e di altre risorse dell'istituzione preposta (cfr. 'Infrastruttura').
Solitamente non spetta a voi definire come e con quali dilazioni chiudere le diverse voci di budget. La vostra istituzione ha verosimilmente previsto un programma contabile e i potenziali finanziatori in genere stabiliscono in che modo desiderano che vengano suddivise le spese (e i proventi) preventivate.

Elaborazione e adeguamento

Se avete la fortuna di vedervi accordare in maniera vincolante tutti i mezzi propri e terzi preventivati nella fase di pianificazione approssimativa (cfr. 'Budget'), potete iniziare a presentare gli obiettivi del progetto (cfr. 'Formulazione obiettivi' e 'Obiettivi smart') e procedere con la pianificazione dettagliata della prima tappa del progetto (cfr. 'Tappe Progetto').

È tuttavia più probabile che vi venga garantita solo una parte dei mezzi preventivati. In questo caso avete due possibilità: o cercate di ottenere fondi da altre fonti (cfr. 'Ricerca di fondi') o ridimensionate il progetto. In quest'ultimo caso siete costretti a riformulare gli obiettivi del progetto o a rivedere le procedure quanto a tempo, denaro ed efficacia.

Tutti gli adeguamenti e le precisazioni di obiettivi e procedure vanno contemplati nella rielaborazione del budget. Delle differenze nella pianificazione dettagliata non devono tradursi in differenze a livello di budget. Per la suddivisione delle diverse voci iscritte nel budget, probabilmente potete basarvi su un piano contabile dell'istituzione. L'impiego coerente di un piano contabile unitario rappresenta la premessa per il controlling (cfr. 'Controlling') e consente inoltre di paragonare i diversi progetti sul fronte del rapporto entrate-uscite.

Costi del personale

Per calcolare i costi del personale (direzione del progetto e dei membri del team), che in genere rappresentano la voce principale delle spese di un progetto d'intervento, è assolutamente necessario un preventivo dettagliato delle ore di lavoro (cfr. 'Budget'). E poiché, attraverso la pianificazione dettagliata, acquisite maggiore chiarezza sul fronte delle procedure e dei provvedimenti concreti, potete distinguere adeguatamente le ore destinate ai vari compiti. Le qualifiche dei membri del team – a condizione che a questo punto essi siano già stati reclutati – le risorse di tempo e le prestazioni da fornire devono situarsi in un rapporto realistico per evitare di minimizzare il rischio di sovra e di sottocapacità.

A seconda della (prevedibile) composizione del team, può apparire indicato delegare a terzi compiti che richiedono qualifiche specifiche e che quindi possono facilmente essere svolti separatamente. Per dette prestazioni esterne, è auspicabile chiedere delle offerte, prima di iscriverle a budget.

Un elenco dettagliato e realistico dei costi aziendali e delle spese materiali presunte presume che l'utilizzo dell'infrastruttura e delle altre risorse all'interno dell'istituzione siano state definite in maniera vincolante (cfr. 'Infrastruttura').

Che cosa può dissuadere dal considerare questi aspetti?

Desiderate in primo luogo creare o garantire dei posti di lavoro all'interno dell'istituzione.
Non avete idea di come si allestisca un budget (delle spese complessive) né di che cosa sia un piano contabile.
Siete convinti che una stima approssimativa dei mezzi finanziari necessari sia sufficiente.
Allestite un budget ideale che include già eventuali tagli.
Non avete alcuna nozione di contabilità e non vi sembra sensato perdere tempo ad allestire un budget.
Siete contenti che voi e i membri del team abbiate un posto fisso per i prossimi mesi. Vi basta non dover giustificare un deficit al termine del progetto.
Non sapete quanto tempo richiederanno le misure previste e non potete pertanto allestire un budget dettagliato delle ore di lavoro.
Non potete affidarvi a valori d'esperienza di altri progetti perché credete di aver sviluppato un approccio completamente nuovo.

Che benefici è possibile trarre tenendo conto di questi aspetti?

Allestendo accuratamente un budget dettagliato, commisurato alle necessità del progetto, è più facile legittimare le richieste finanziarie presentate all'istituzione preposta e ad altre istituzioni finanziatrici. Se nella stima dei costi del personale non vi basate su dati percentuali, ma sul dispendio di tempo per le diverse attività, riducete il rischio di ritrovarvi in situazioni di sovra o sottocapacità..
Conciliare obiettivi del progetto, metodi procedurali e budget non è compito facile. Se allestite accuratamente un budget e tenete conto dei valori d'esperienza di altri progetti, in seguito avrete sicuramente un conto economico in pareggio. Non andate incontro a difficoltà finanziarie né vi ritrovate alla fine a giustificare eventuali esuberi. Utile strumento di conduzione del progetto, un budget dettagliato vi consente inoltre di valutare costi e utili di determinate misure.

Che cosa è possibile fare concretamente?

Spesso diversi responsabili del progetto si rendono conto di dover adeguare a posteriori obiettivi e procedure al budget, perché hanno stimato erroneamente le risorse finanziarie, personali e temporali. La 'Checklist budget' funge da punto di riferimento per tutto quello che dovete considerare allorché allestite un budget.

Conviene includere tempestivamente budget e conti economici nel progetto e confrontarli tra loro, in particolare per stimare i costi aziendali e le spese materiali.

Fate controllare il budget da persone competenti in materia.

Spesso è difficile preventivare di quanto tempo e di quanto personale si avrà bisogno. Un buon aiuto per stimare il tempo richiesto per le diverse attività sono i protocolli operativi di progetti precedenti con indicazione dettagliata del tempo (cfr.'Controlling').
Precisate il budget allestito nella fase di pianificazione approssimativa e fate in modo che combaci con gli obiettivi (riformulati) del progetto e con le procedure previste, preventivando dapprima le ore necessarie allo svolgimento delle diverse attività. Se possibile riferitevi ai budget di altri progetti e fate esaminare il vostro, comprensivo di una panoramica degli obiettivi e delle procedure previste, da un esperto.

Domande di riflessione

È stato allestito un preventivo delle ore necessarie allo svolgimento di tutte le attività?
Il budget è commisurato al reale fabbisogno del progetto in termini di obiettivi e di procedure?
Il budget è sufficientemente dettagliato da poter essere utilizzato quale strumento di conduzione del progetto?
Nel budget, entrate e uscite sono riportate e suddivise in maniera completa e dettagliata?
Sono state considerate le esperienze maturate nel corso di altri progetti per l'allestimento di budget (conti economici, protocolli con suddivisione temporale)?