Conteggio finale

Criterio: Risorse

Durante la realizzazione del progetto avete controllato periodicamente l'osservanza del budget a fronte delle entrate e uscite reali e, se necessario, avete apportato le debite modifiche (cfr. 'Controlling'). Nella fase conclusiva, invece, ha luogo solamente un conteggio.

Il conteggio finale dovrebbe da un lato includere il conto economico con tutte le entrate e le uscite verificatesi sull'arco della durata del progetto per ogni voce del budget, dall'altro anche evidenziare eventuali differenze dal budget originario relativamente a ogni voce dello stesso.

Idealmente il fatturato globale del progetto deve corrispondere a quello previsto dal budget. In questo caso non vi trovate a rispondere né di un deficit né di eventuali esuberi. In caso contrario dovete presentare una giustificazione ben documentata al finanziatore o all'istituzione preposta, cui generalmente spetta coprire un eventuale deficit.Il confronto dettagliato tra budget e conto economico vi offre la possibilità di valutare costi e utili del progetto (o di una determinata parte di esso) e di individuare alcuni aspetti suscettibili di essere migliorati alla prossima occasione. I mezzi disponibili per il raggiungimento degli obiettivi del progetto sono stati impiegati correttamente? Optando per un'altra procedura sarebbe stato possibile ottenere gli stessi risultati a costi inferiori?

Che cosa può dissuadere dal considerare questi aspetti?

Non avete tempo da dedicare al conteggio finale e alla corrispettiva analisi, in quanto avete già avviato un nuovo progetto.
La responsabilità del conto economico ricade sulla contabilità centrale, la quale suddivide le voci di budget (piano contabile), diversamente da quanto avete fatto voi. Un raffronto risulta pertanto impossibile.
Nella misura in cui non comportino una situazione deficitaria, la vostra istituzione non dà alcun peso a eventuali scostamenti dal budget originario.
Nella fase di realizzazione non avete dato importanza al controlling.

Che benefici è possibile trarre tenendo conto di questi aspetti?

Nel quadro dei progetti di prevenzione e di promozione della salute si spera vivamente di poter legittimare gli esiti nonché di collocare entrate e uscite in un rapporto favorevole. L'allestimento accurato di un budget, un controlling periodico e un confronto finale di entrate e uscite previste e reali vi permette in primo luogo di allestire un rapporto costi-utili. Se conoscete il motivo per cui si sono verificate delle differenze rispetto al budget originario, il prossimo budget che allestirete in vista di un nuovo progetto sarà certamente più realistico.

Che cosa è possibile fare concretamente?

Allestite personalmente (o incaricate il vostro servizio contabilità di farlo) un conto economico e tenete conto di eventuali scostamenti dal budget in vista di progetti futuri. Se alla fine del progetto, tutti i conteggi relativi allo stesso sono già stati eseguiti, qualsiasi sistema contabile moderno sarà in grado di allestire in un attimo un conto economico e di calcolare le differenze rispetto al budget originario. Utilizzate questi rapporti contabili in occasione dei colloqui conclusivi con il vostro team o con i responsabili dell'istituzione. Se siete ricorsi a uno strumento di rilevamento temporale, potete valutare il tempo di lavoro impiegato in un'ottica di risultati ottenuti.

Domande di riflessione

Entrate e uscite rispettano quanto previsto nel budget (incl. adeguamenti in corso di progetto)?
Il tempo di lavoro dedicato alle diverse attività è stato registrato dettagliatamente?
Eventuali scostamenti dal budget sono giustificati e documentati?
Il conto economico è stato raffrontato agli obiettivi raggiunti e utilizzato per stimare il rapporto costi-utili?