Erstellen eines Projektbudgets

Es ist beim Erstellen einer Skizze in der Regel zwar noch nicht möglich ein detailliertes Budget zu erstellen, doch sollte schon zumindest eine erste Schätzung der Kosten und Erträge vorgenommen werden. Bei der Weiterentwicklung der Skizze zu einem Konzept sollte die Planung des Projekts so weit fortgeschritten sein, dass die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Mittel aufgelistet werden können. Auf der Seite der Erträge sollte aufgelistet werden, wer voraussichtlich für die erwarteten Kosten aufkommen wird oder soll.

Vollkostenrechnung

Das Projektbudget sollte im Sinne einer Vollkostenrechnung unter Aufwand alles umfassen, was in Bezug auf das Projekt kostenwirksam ist. Die Einschätzung des Aufwands bei Interventionen in komplexen sozial-räumlichen Systemen ist immer mit einer mehr oder minder grossen Unsicherheit behaftet. Darum sollte stets einen Reserve für Unvorhergesehenes einkalkuliert werden.

Auf der Seite des Ertrags sind neben finanziellen Zuwendungen der eigenen Trägerorganisation sowie externer Geldgeber auch alle unentgeltlichen Beiträge und Leistungen der Trägerorganisation unter Eigenmitteln aufzulisten.

Die Summen von Aufwand und Ertrag sollten ausgeglichen sein, denn für alle Kosten, die durch ein Projekt entstehen, muss auch irgendjemand aufkommen.

Konten und Kontenklassen

Im Rechnungswesen werden die einzelnen Budgetposten auch als Konten bezeichnet, die zu Kontoklassen zusammengefasst werden. So können beispielsweise die Kosten für die Projektleitung (Konto) unter „Personalkosten“ (Kontoklasse) subsummiert werden.

Wie und in welcher Differenziertheit ein Budget erstellt werden muss, kann durch die eigene Trägerorganisation sowie durch externe Geldgeber vorgegeben sein (Kontenplan).

Aufwand

Auf der Kostenseite schlagen die zu erwartenden Personal-, Betriebs- und Sachkosten zu Buche.

Personalkosten

Der Arbeitsaufwand für die Projektleitung und die Mitarbeit im Projektteam macht oft den grössten Teil der Kosten eines Interventionsprojekts aus.

Der Aufwand für die Projektsteuerung lässt sich relativ gut vorhersehen und kalkulieren. Zum Aufwand für die Selbstevaluation, Reflexion und Dokumentation sowie Detailplanung an regelmässig verteilten Meilensteinen, kommt der Aufwand für Kommunikation, Koordination, Information und Erfahrungsaustausch innerhalb der Projektorganisation. Der dafür zu erwartende Aufwand wächst mit Umfang und Komplexität der Projektstruktur.

Schwieriger ist es, bereits in der Konzeptionsphase den Aufwand für die Umsetzung der verschiedenen Massnahmen zu berechnen, da diese zu diesem Zeitpunkt noch nicht bis in die Details geplant werden können und sollten.

Betriebs- und Sachkosten

Zu einer detaillierten Aufstellung der voraussichtlichen Betriebs- und Sachkosten gehört die Nutzung der Infrastruktur und anderer Ressourcen der Trägerorganisation, die verbindlich geregelt sein sollte. Selbst wenn sie für Nutzung von Arbeitsplätzen samt Computern, Telefon, Kopierer usf. keine Rechnung stellt, sollten auch diese Kosten kalkuliert werden. Eine kostenlose Nutzung kann dann bei den Einnahmen als Eigenmittel im gleichen Umfang verbucht werden.

Interventionen in Settings erfordern in der Regel einen regen Austausch mit Schlüsselpersonen sowie Vertreter/-innen der Ziel- und Anspruchsgruppen. Je nach räumlicher Verteilung von Projekt und Zielsystem und der damit verbundenen Reisezeit entstehen bei den Akteuren mehr oder weniger Zusatzkosten, die vergütet werden müssen.

Wenn im Rahmen eines Projekts Produkte entwickelt und produziert werden, entstehen weitere Kosten, die je nach dem einen sehr hohen Anteil der Gesamtkosten des Projekts ausmachen können.

Je nach Anforderungen des Projekts und Zusammensetzung des Projektteams kann es Sinn machen, bestimmte Aufgaben, die spezifische Qualifikationen erfordern (z.B. Evaluation, Marketing, Produktentwicklung) an Dritte zu delegieren. Für solche externen Leistungen müssen möglicherweise Offerten eingeholt werden, bevor sie budgetiert werden können.

Ertrag

Eigenmittel

In Gesprächen mit den Verantwortlichen der Trägerorganisation des Projekts sollte als erstes der Umfang der Eigenmittel geklärt werden. Neben der Nutzung der Infrastruktur und der Projektarbeit, die im Rahmen einer regulären Anstellung geleistet wird, kann die Trägerorganisation auch weitere Kosten selbst übernehmen. Meist decken die Eigenmittel nur einen Teil der Gesamtkosten, so dass man sich auf die Suche nach weiteren Geldquellen machen muss.

Fremdmittel

Stiftungen, Fonds und andere potenzielle Geldgeber erwarten bei einem Finanzierungsgesuch einerseits eine Zusammenstellung aller voraussichtlichen Projektkosten, andererseits konkrete Angaben zu den Eigenmitteln der Trägerinstitution sowie allenfalls bereits zugesicherten oder zumindest beantragter Fremdmittel von weiteren Geldgebern. Es gibt auch die Möglichkeit, Unternehmen der Privatwirtschaft als Sponsoren für das Projekt zu gewinnen. Mehr dazu im Thementext „Fundraising“

Weitere Einnahmen

Obwohl das in der Gesundheitsförderung und Prävention noch eher selten ist, können während der Implementierung auch Einnahmen generiert werden (z.B. durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen).

Finanzierungsprobleme

Wenn man in der glücklichen Lage ist, dass alle budgetierten Eigen- und Fremdmittel verbindlich zugesichert worden sind, kann man mit der Implementierung des Projekts beginnen. Ansonsten, wenn nur ein Teil der budgetierten Mittel zugesichert worden ist, gibt es drei Möglichkeiten: entweder weitere Drittmittel auftreiben, das Projekt redimensionieren oder ganz aufgeben. Eine Redimensionierung hat zur Folge, dass man die Projektziele neu formulieren und die geplante Vorgehensweise hinsichtlich Aufwand und Wirksamkeit nochmals überdenken muss.

  • Sie wissen nicht, wie viel Zeit die geplanten Massnahmen erfordern und können darum kein detailliertes Budget erstellen.
  • Sie können nicht auf Erfahrungswerte aus anderen Projekten zurückgreifen, weil sie einen innovativen Ansatz entwickelt haben.

Mit einer sorgfältigen Projektbegründung und einer an den Anforderungen des Projekts orientierten, nachvollziehbaren sowie detaillierten Budgetierung haben finanzielle Gesuche an die (eigene) Trägerinstitution und andere Geldgeber eine bessere Chance, bewilligt zu werden.

Wenn Sie die Budgetierung sorgfältig machen und dabei Erfahrungswerte aus anderen Projekten berücksichtigen, kommen Sie weder in finanzielle oder personelle Engpässe noch haben sie am Schluss Überschüsse zu verantworten.

Die Checkliste Budgetierung gibt ihnen Anhaltspunkte, an was Sie alles denken müssen, wenn Sie ein Budget erstellen.

Es lohnt sich, Budgets und die Erfolgsrechnungen früherer Projekte beizuziehen und miteinander zu vergleichen.

Lassen Sie das Budget von Leuten begutachten, die damit viel Erfahrung haben.

Oft sind der personelle und zeitliche Aufwand schwierig einzuschätzen. Eine gute Orientierungshilfe sind Arbeitsprotokolle mit detaillierter Zeiterfassung aus abgeschlossenen Projekten.

  • Ist ein detailliertes Zeitbudget aller Aktivitäten vorhanden?
  • Ist das Budget am tatsächlichen Bedarf des Projekts, d.h. entsprechend den Zielen und der Vorgehensweise orientiert?
  • Ist das Projektbudget detailliert genug, so dass es bei der Steuerung der Projekts dienlich ist?
  • Sind im Budget Aufwand und Ertrag vollständig angeführt und detailliert aufgeschlüsselt?
  • Sind Erfahrungen aus anderen Projekten bei der Budgetierung ausreichend berücksichtigt worden (Erfolgsrechnungen, Zeitprotokolle)?
Letzte Änderung: Montag, 17. Dezember 2012, 22:00 Uhr