Im Gegensatz zum Bedarf meint ein Bedürfnis einen subjektiv erlebten Mangel bei Mitgliedern bestimmter Bevölkerungsgruppen und Ihre Sicht auf erforderliche Interventionen (Innenperspektive). Bedürfnisse sind stark abhängig von den jeweiligen Lebenswelten. Werden diese nicht, oder zu wenig berücksichtigt, besteht das Risiko, dass eine Massnahme geplant wird, die auf keinerlei Resonanz stösst, weil sie sich nicht an den Bedürfnissen der Zielgruppe orientiert.
In einem Quartier wird beispielsweise eine Kletterwand installiert, ohne vorher eine Umfrage bei den Jugendlichen im Quartier durchgeführt zu haben. Die Kletterwand, die als Treffpunkt und Bewegungsförderung für Jugendliche gedacht war, wurde nach der Installation kaum genutzt. Eine Bedürfnisabklärung hätte gezeigt, dass in dem Quartier nach wie vor Fussball das beliebteste sportliche Freizeitvergnügen bei den Jugendlichen ist und sie eine Fussballwiese der Kletterwand vorgezogen hätten.
Die Bedürfnisse einer Zielgruppe kann man auf verschiedene Arten erfahren und kennen lernen: in Gesprächen, mittels schriftlichen Umfragen oder in Einzel- oder Gruppeninterviews (z.B. Focusgruppen). In bestimmten Settings sind auch Versammlungen, Gesundheitszirkel oder Zukunftswerkstätten möglich. Eine erfolgreiche Form der Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen der Zielgruppe ist grundsätzlich die Partizipation, d.h. die Mitwirkung der Zielgruppe in der Planung und Umsetzung des Projektes von Beginn weg.
Wichtig ist, dass Ergebnisse von Bedürfnisklärungen transparent gehandhabt werden. In einem Quartier können beispielsweise die Ergebnisse einer schriftlichen Umfrage an einer Quartiersversammlung präsentiert und priorisiert werden. Werden Versammlungen einberufen, dann sind Ort und Zeit so zu wählen, dass es den Eingeladenen möglich ist, teilzunehmen. Insbesondere ist daran zu denken, wie auch Menschen angesprochen werden, die eher nicht gewohnt sind, sich zu artikulieren. Bei Bedürfnisabklärungen insgesamt ist zu beachten, dass:
Die Geschäftsleitung einer Unternehmung hat aufgrund der Datenlage entschieden, eine externe Expertengruppe einzubeziehen, um ein Gesundheitsmanagement zu etablieren (vergl. Bedarf). Die Erwartungen an diese Gruppe sind die Absenzen und die Burn-out Fälle zu reduzieren. Die externe Gruppe schlägt vor, ein Umsetzungskonzept zusammen mit der Belegschaft zu erarbeiten, damit diese ihre Bedürfnisse für Umsetzungsvorschläge einbringen können. Als Grundlage wird eine Mitarbeiterumfrage gemacht und die Resultate in einer Versammlung präsentiert. In einem nächsten Schritt wird eine Arbeitsgruppe zusammengestellt, in der zwei Mitarbeitende jeder Hierarchiegruppe vertreten sind. In dieser Gruppe werden auf der Basis der Umfrage und der Versammlung prioritäre Massnahmen formuliert.