Organization

In general, projects have a separate organizational structure as they are structured in a cross-department way or even between organizations, and decision-making authority is not distributed in the same way as in the organizational hierarchies. The following must therefore be clearly defined:

  • Which organizations and people are involved in the project and in which roles (project structure)
  • Which people and qualifications comprise the project team (project team and project leadership)
  • Which organizations the team should collaborate or coordinate with (networking)

Clear roles and skills enable efficient processes and prevent misunderstandings and conflicts of roles

Projects   Programs

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  • Das Projekt hat eine adäquate und für alle Akteure nachvollziehbare Projektstruktur.

    Indicators Project phases
    PD IM VA

    Es ist festgelegt, welche Organisationen, Gruppen und Personen aufgrund ihrer Fachkompetenzen, ihrer Bekanntheit, ihrer Rolle oder Akzeptanz am Projekt beteiligt sein sollen.

    Die Akteure der Settings (Schlüsselpersonen der Anspruchs- und Zielgruppen, Multiplikatoren usw.) sind im Projekt vertreten und wirken in angemessener Weise mit.

    Funktionen und Entscheidungskompetenzen aller Gremien und Akteure (Projektleitung und -team, Steuer- und Begleitgremien, externe Mandatnehmer usw.) sind klar und verbindlich geregelt

    Die Projektstruktur ist zweckmässig und räumt der Projektleitung einen ausreichenden Handlungsspielraum ein.

  • Die Projektleitung und die weiteren Projektbeteiligten sind für ihre Aufgaben qualifiziert.

    Indicators Project phases
    PD IM VA

    Die fachlichen Anforderungen der Projektleitung und der Mitglieder des Projektteams sind definiert.

    Die Projektbeteiligten und die weiteren Akteure (z. B. Multiplikatoren, externe Fachpersonen, Auftragnehmer) sind für ihre spezifischen Aufgaben ausreichend qualifiziert und decken alle für das Projekt erforderlichen Qualifikationen (inhaltlich, methodisch) ab.

    Die Projektleitung verfügt über fundierte Kenntnisse in Gesundheitsförderung/ Prävention, Projektmanagement und Qualitätsentwicklung.

    Der Bedarf für Weiterbildung, Projektberatung und -begleitung ist geklärt und vorhandene Möglichkeiten werden genutzt.

  • Das Projekt ist zielgerichtet vernetzt und koordiniert.

    Indicators Project phases
    PD IM VA

    Die für das Projekt relevanten Organisationen (NGOs, Fachstellen usw.) und Schlüsselpersonen sowie gemeinsame Problemfelder und Ressourcen sind identifiziert.

    Die Art und Weise der Vernetzung und Koordination ist geregelt (z. B. Häufigkeit, Inhalte, Kanäle, Plattformen, Austauschtreffen usw.).

    Die Vernetzung und Koordination erzeugt Synergien, von denen das Projekt profitieren kann und trägt zur Erreichung der Settings, Zielgruppen und Ziele bei.

  • Die Projektleitung, das Projektteam und die weiteren Projektbeteiligten haben eine konstruktive Zusammenarbeit etabliert.

    Indicators Project phases
    PD IM VA

    Die Projektbeteiligten haben ein gemeinsames Verständnis bezüglich der Ausrichtung des Projekts (Vision, Ziele, Vorgehensweise usw.) und teilen die zugrunde liegenden Werte und Qualitätsansprüche.

    Die Projektleitung hat einen anerkennenden und motivierenden Führungsstil (sorgt für ein gutes Arbeitsklima, würdigt erbrachte Leistungen, geht Unstimmigkeiten und Konflikte lösungsorientiert an usw.).

    Im Projekt werden wichtige Teilschritte bewusst gestaltet und Erfolge gemeinsam gefeiert.

    Die Projektleitung und das Projektteam sind motiviert, gute Arbeit zu leisten.

Quality criteria (projects) 5.2 (pdf)

  • Every core task in a project must be under the responsibility of a clearly defined stakeholder in the project. An activity distribution chart makes these responsibi-lities transparent. It is specified, for example, who is drawing up the budget, who is approving it, who is entitled to voice an opinion and who should be informed of the approved budget. The clarification of these responsibilities contributes significantly to a transparent and efficient project process.

    Activity distribution chart

    Instructions (pdf) | Template (doc.zip)
  • Using these criteria you can assess whether and how systematically your institution or any other organization deals with issues of quality in health promotion and prevention projects .The grid may reveal/indicate specific strengths or point to areas with scope for improvement.

    Evaluation grid (pdf)
  • Ideally, the structure of a project is established in the initial planning phase. It will need to be completed and adjusted along the way. Its function is:

    • to illustrate the institutional embedding of the project as well as the project environment (networks)
    • to determine the best possible structure for the project
    • to determine clearly who will be involved in the project and who might have a positive or negative influence on its success
    • to determine the role and responsibilities of all concerned
    • to detect potential and real conflicts
    • to identify structural changes and use them to improve the project.

    Organization chart

    Instructions (pdf) | Template (ppt.zip)
  • Using these criteria, you can assess whether and how systematically your institution or any other body in charge deals with quality issues in health promotion and prevention projects . The grid may indicate specific strengths and potential for improvement .

    Evaluation grid (pdf)
  • With this list you can check if the person who is intended to be the project leader possesses the required competences and qualifications. You may find it useful to have your own appreciation validated by another person. If weaknesses are detected they can be corrected by appropriate measures, i.e. training and courses.

    List of criteria (pdf)
  • Does the team have sufficient skills to successfully carry out the project?
  • To what extent are the steering and advisory committees optimally staffed?
  • Are all relevant organizations appropriately networked with the project?
  • Collaboration across the boundaries of sectors, disciplines, hierarchies, institutions and projects.
  • Overview of all those involved in a project and the relationship (in terms of the project) between them.
  • Stakeholders in a setting or in an organization are groups whose members have certain expectations (of the setting or the organization) or who may make demands. They include individuals: who are involved in providing a service (e.g. collaborators), who influence the service provision (e.g. partners, authorities), or who are touched by the service provision (e.g. clients).
  • Population groups or stakeholders in a specific setting which will be affected by the interventions' objectives and measures.
Last modification: 18 November, 2013 19:27